LIVE OAK NO. 1 COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT

DECEMBER 18, 2018 AGENDA PACKAGE

Live Oak No. 1 Community Development District
Inframark, Infrastructure Management Services
210 North University Drive Suite 702, Coral Springs, Florida 33071 Phone: 954-603-0033 Fax: 954-345-1292

December 11, 2018 Board of Supervisors
Live Oak No. 1 Community Development District

Dear Board Members:

The meeting of the Board of Supervisors of the Live Oak No. 1 Community Development District will be held Tuesday, December 18, 2018 at 10:00 a.m. at the Live Oak Clubhouse, 9401 Oak Preserve Boulevard, Tampa, Florida. Following is the advanced agenda for the meeting:

Call to Order and Roll Call
Organizational Matters
Oath of Office for Elected Supervisors: Seat 4 Michael Ceparano and Seat 5 Sheldon Cohen
Resolution 2019-01 Designating Officers
Public Comments on Agenda Items
Consent Agenda
Approval of the Minutes of the October 16, 2018 Meeting
Approval of the Financial Statements
Acceptance of the FY 2018 Audit Engagement Letter
Motion to Assign Fund Balance
Discussion of Settlement Offer from Insurance Carrier for Mitigation Area Lawsuit
Staff Reports
Manager
Attorney
Engineer
Supervisors’ Requests
Audience Comments
Adjournment

Any additional supporting material not included in the agenda package for the items listed will be distributed at the meeting. The balance of the agenda is routine in nature. If you have any questions, please contact me.

Sincerely,

Andrew P. Mendenhall, PMP

District Manager

Second Order of Business

2B.

RESOLUTION 2019-01

A RESOLUTION DESIGNATING OFFICERS OF LIVE OAK NO. 1
COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT

WHEREAS, the Board of Supervisors of Live Oak No. 1 Community Development District at a regular business meeting following the General Election on December 18, 2018 desires to appoint the below recited persons to the offices specified.

NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED BY THE BOARD OF SUPERVISORS OF LIVE OAK NO. 1 COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT:

1. The following persons were appointed to the offices shown, to wit:

Chairman  Vice Chairman
Andrew Mendenhall	Secretary
Stephen Bloom	Treasurer
Alan Baldwin	Assistant Treasurer Assistant Secretary Assistant Secretary Assistant Secretary

PASSED AND ADOPTED THIS 18TH  DAY OF DECEMBER 2018.

Chairperson

Andrew Mendenhall Secretary

Fourth Order of Business

4A.

1
2
MINUTES OF MEETING
LIVE OAK NO. 1
COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT
6
The regular meeting of the Board of Supervisors of the Live Oak No. 1 Community
Development District was held on Tuesday October 16, 2018 at 10:00 a.m. in the Live Oak
Clubhouse, 9401 Oak Preserve Boulevard, Tampa, Florida.
Present and constituting a quorum were:
11
Michael Ceparano	Chairman
Sheldon Cohen	Vice Chairman
George Mayer	Assistant Secretary
Nilesh Patel	Assistant Secretary
Jim Hurley	Assistant Secretary
17
18	Also present:
19
Andrew P. Mendenhall	District Manager
Vincent Galiano	District Engineer
22
23	The following is a summary of the minutes and actions taken.
24
FIRST ORDER OF BUSINESS	Call to Order and Roll Call
Mr. Mendenhall called the meeting to order and a quorum was established.
27
SECOND ORDER OF BUSINESS	Public Comments on Agenda
None.
30
31
THIRD ORDER OF BUSINESS	Consent Agenda
A.	Approval of the Minutes of the September 18, 2018 Meeting
B.	Approval of the Financial Statements

ON MOTION by Mr. Mayer seconded by Mr. Ceparano with all in favor Minutes of the September 18, 2018 and the Financial Statements were approved. 5-0

35
36
37
38
39
40
FOURTH ORDER OF BUSINESS	Staff Reports
A.	Manager
None.

Unapproved	1

October 16, 2018	Live Oak No. 1 CDD

B.	Attorney
Mr. Mendenhall will follow up with District Counsel regarding the issue with the
resident cutting down trees in the conservation area.
C.	Engineer
Mr. Galiano reported on the following:
	Improvements are being made to Commercial Phases 1A, 1B and 1C inlet pipes.
	Biomass is on site working on the erosion area.
	Once projects are complete, certifications will be submitted to SWFWMD.
52

FIFTH ORDER OF BUSINESS	Supervisors’ Requests
	Mr. Cohen commented on computers and printers.
	Mr. Ceparano inquired about poles. Creative Signs Designs will install a new pole
for the crossing sign.
	Discussion ensued regarding ponds.

On MOTION by Mr. Patel seconded by Mr. Ceparano with all in favor the paving proposal from Pro Way Construction Group in an amount not to exceed $49,000 was accepted. 5-0

58
59
60
61
62
SIXTH ORDER OF BUSINESS	Audience Comments
None.
65
66	SEVENTH ORDER OF BUSINESS	Adjournment

On MOTION by Mr. Ceparano seconded by Mr. Hurley with all in favor the meeting was adjourned. 5-0

67
68
69
70
71
72
73

Michael Ceparano
Chairman

2
Unapproved

4B

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Financial Report

November 30, 2018

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Table of Contents

FINANCIAL STATEMENTS

Balance Sheet	Page 1

Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balances

General Fund	Pages 2 - 3

Debt Service Fund	Page 4

SUPPORTING SCHEDULES

Non-Ad Valorem Special Assessments	Page 5

Cash & Investment Report	Page 6

Bank Reconciliation	Page 7

Payment Register by Bank Account	…………………………………………………. Pages 8 - 9

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Financial Statements
(Unaudited)

November 30, 2018

Community Development District

Governmental Funds

Balance Sheet
November 30, 2018

ACCOUNT DESCRIPTION

GENERAL FUND

SERIES 2013 DEBT SERVICE
FUND	TOTAL

ASSETS

Cash - Checking Account	$	151,917	$	-	$	151,917	
Due From Other Gov'tl Units	31	-	31	
Due From Other Funds	-	55,128	55,128	
Investments:
Certificates of Deposit - 12 Months	
202,656	
-	
202,656	
Certificates of Deposit - 18 Months	309,850	-	309,850	
Money Market Account	903,632	-	903,632	
Reserve Fund	-	43,917	43,917	
Revenue Fund	-	115,071	115,071	
Utility Deposits - TECO	1,375	-	1,375	
TOTAL ASSETS	$ 1,569,461	$	214,116	$ 1,783,577	

LIABILITIES				
Accounts Payable	$	4,369	$	-	$	4,369	
Accrued Expenses	2,755	-	2,755	
Due To Other Funds	55,128	-	55,128	
TOTAL LIABILITIES	62,252	-	62,252	

FUND BALANCES
Nonspendable:
Deposits	

1,375	

-	

1,375	
Restricted for:
Debt Service	
-	
214,116	
214,116	
Assigned to:				
Operating Reserves	66,150	-	66,150	
Reserves - Infrastructure	297,500	-	297,500	
Reserves - Ponds	1,039,558	-	1,039,558	
Unassigned:	102,626	-	102,626	
TOTAL FUND BALANCES	$ 1,507,209	$	214,116	$ 1,721,325	
			
TOTAL LIABILITIES & FUND BALANCES	$ 1,569,461	$	214,116	$ 1,783,577	

Page 1

Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balances
For the Period Ending November 30, 2018

ANNUAL ADOPTED
ACCOUNT DESCRIPTION	BUDGET	
YEAR TO DATE BUDGET	
YEAR TO DATE ACTUAL	
VARIANCE ($) FAV(UNFAV)	YTD ACTUAL AS A % OF
ADOPTED BUD	
NOV-18 ACTUAL	

REVENUES						
Interest - Investments	$	7,500	$	1,250	$	2,575	$	1,325	34.33%	$	1,530	
Special Assmnts- Tax Collector	456,918	109,066	53,066	(56,000)	11.61%	53,066	
Special Assmnts- Discounts	(18,277)	(4,363)	(2,154)	2,209	11.79%	(2,154)	
Other Miscellaneous Revenues	-	-	354	354	0.00%	-	
TOTAL REVENUES	446,141	105,953	53,841	(52,112)	12.07%	52,442	

EXPENDITURES							

Administration							
P/R-Board of Supervisors	8,000	2,000	1,600	400	20.00%	800	
FICA Taxes	612	153	122	31	19.93%	61	
ProfServ-Arbitrage Rebate	600	-	-	-	0.00%	-	
ProfServ-Engineering	11,000	1,834	1,902	(68)	17.29%	915	
ProfServ-Legal Services	4,000	666	2,033	(1,367)	50.83%	1,656	
ProfServ-Mgmt Consulting Serv	48,228	8,038	8,038	-	16.67%	4,019	
ProfServ-Special Assessment	12,500	-	-	-	0.00%	-	
ProfServ-Trustee Fees	2,694	1,125	1,122	3	41.65%	-	
Auditing Services	5,023	-	-	-	0.00%	-	
Postage and Freight	230	40	14	26	6.09%	8	
Insurance - General Liability	7,597	7,597	7,000	597	92.14%	-	
Printing and Binding	200	34	94	(60)	47.00%	37	
Legal Advertising	700	-	-	-	0.00%	-	
Misc-Bank Charges	300	50	116	(66)	38.67%	39	
Misc-Assessmnt Collection Cost	9,138	2,181	1,018	1,163	11.14%	1,018	
Misc-Web Hosting	1,000	167	252	(85)	25.20%	168	
Office Supplies	49	8	-	8	0.00%	-	
Annual District Filing Fee	175	175	175	-	100.00%	-	
Total Administration	112,046	24,068	23,486	582	20.96%	8,721	

Field							
Contracts-Landscape	55,920	9,320	9,320	-	16.67%	4,660	
Contracts-Lakes	21,492	3,582	3,582	-	16.67%	1,791	
Electricity - General	9,631	1,605	1,899	(294)	19.72%	750	
Electricity - Streetlighting	30,000	5,000	4,008	992	13.36%	4,008	
R&M-Irrigation	500	-	-	-	0.00%	-	
R&M-Wetland Monitoring	15,000	2,500	1,300	1,200	8.67%	650	
Misc-Hurricane Expense	3,000	-	-	-	0.00%	-	
Misc-Contingency	15,000	13,000	12,876	124	85.84%	-	
Reserve - Ponds	183,552	20,700	20,629	71	11.24%	-	
Total Field	334,095	55,707	53,614	2,093	16.05%	11,859	
							
TOTAL EXPENDITURES	446,141	79,775	77,100	2,675	17.28%	20,580	

Page 2

Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balances
For the Period Ending November 30, 2018

ACCOUNT DESCRIPTION	ANNUAL ADOPTED
BUDGET	
YEAR TO DATE BUDGET	
YEAR TO DATE ACTUAL	
VARIANCE ($) FAV(UNFAV)	YTD ACTUAL AS A % OF
ADOPTED BUD	
NOV-18 ACTUAL	

Excess (deficiency) of revenues							
Over (under) expenditures	-	26,178	(23,259)	(49,437)	0.00%	31,862	

Net change in fund balance	
$	-	
$	26,178	
$	(23,259)	
$	(49,437)	
0.00%	
$	31,862	

FUND BALANCE, BEGINNING (OCT 1, 2018)	
1,530,468	
1,530,468	
1,530,468				
FUND BALANCE, ENDING	$	1,530,468	$	1,556,646	$	1,507,209				

Page 3

Community Development District	Series 2013 Debt Service Fund

Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balances
For the Period Ending November 30, 2018

ANNUAL				YTD ACTUAL		
ADOPTED	YEAR TO DATE	YEAR TO DATE	VARIANCE ($)	AS A % OF	NOV-18	
ACCOUNT DESCRIPTION	BUDGET	BUDGET	ACTUAL	FAV(UNFAV)	ADOPTED BUD	ACTUAL	

REVENUES

Interest - Investments	$	-	$	-	$	127	$	127	0.00%	$	64	
Special Assmnts- Tax Collector	477,357	113,945	55,440	(58,505)	11.61%	55,440	
Special Assmnts- Discounts	(19,094)	(4,558)	(2,250)	2,308	11.78%	(2,250)	
TOTAL REVENUES	458,263	109,387	53,317	(56,070)	11.63%	53,254	

EXPENDITURES

Administration
Misc-Assessmnt Collection Cost	9,547	

2,279	

1,064	

1,215	

11.14%	

1,064	
Total Administration	9,547	2,279	1,064	1,215	11.14%	1,064	

Debt Service							
Principal Debt Retirement	260,000	-	-	-	0.00%	-	
Interest Expense	179,655	89,828	89,828	-	50.00%	89,828	
Total Debt Service	439,655	89,828	89,828	-	20.43%	89,828	
						
TOTAL EXPENDITURES	449,202	92,107	90,892	1,215	20.23%	90,892	

Excess (deficiency) of revenues
Over (under) expenditures	9,061	

17,280	

(37,575)	

(54,855)	

n/a	

(37,638)	

OTHER FINANCING SOURCES (USES)

Contribution to (Use of) Fund Balance	

9,061	

-	

-	

-	

0.00%	

-	
TOTAL FINANCING SOURCES (USES)	9,061	-	-	-	0.00%	-	

Net change in fund balance	
$	9,061	
$	17,280	
$	(37,575)	
$	(54,855)	
n/a	
$	(37,638)	

FUND BALANCE, BEGINNING (OCT 1, 2018)	
251,691	
251,691	
251,691				
FUND BALANCE, ENDING	$	260,752	$	268,971	$	214,116				

Page 4

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Supporting Schedules

November 30, 2018

LIVE OAK NO. 1
Community Development District

Non-Ad Valorem Special Assessments
(Hillsborough County Tax Collector - Monthly Collection Distributions) For the Fiscal Year Ending September 30, 2019

	Allocation By Fund	

Date Received	Discount /			Property		Gross Net Amt	(Penalties)	Tax Coll	Appraiser	Amount
Rcvd	Amount	Cost	Cost	Received	
General		Debt Service	
Assmts Levied	$	934,275	$	456,918	$	477,357	
Allocation %	100%	49%	51%	
11/07/18	$	8,500	$	428	$	173	$	-	$	9,102	$	4,451	$	4,650	
11/16/18	43,858	1,865	895	-	46,618	22,799	23,819	
11/26/18	49,662	2,111	1,014	-	52,787	25,816	26,971	
TOTAL	$	102,020	$	4,404	$	2,082	$	-	$	108,507	$	53,066	$	55,440	

% COLLECTED	12%	12%	12%	
TOTAL O/S	$	825,769	$	403,852	$	421,917	

Report Date: 12/10/2018	Prepared by:
Inframark Infrastructure Management Services	Page 5

LIVE OAK NO. 1	All Funds
Community Development District

Cash and Investment Report
November 30, 2018

General Fund				

Account Name	
Bank Name	
Investment Type	
Maturity	Yield	
Balance	
Checking Account-Operating	SunTrust	Public Funds Analyzed Chkin	n/a	0.00%	$151,917	
Certificate of Deposit	FL Community Bank	12 Months CD - #9400	01/17/19	1.02%	202,656	
Certificate of Deposit	BankUnited	18 Months CD - #6093	09/12/19	1.80%	102,655	
Certificate of Deposit	BankUnited	18 Months CD - #9026	06/01/19	1.44%	207,195	
			Subtotal	$309,850	

Public Funds MMA	
BankUnited	
MMA - #0216	
n/a	1.55%	
$903,632	
			Subtotal	$903,632	
			
GF Subtotal	
$1,568,055	
					
Debt Service Funds					

Account Name	
Bank Name	
Investment Type	
Yield	
Balance	
Series 2013 Reserve Fund	US Bank	US Bank Open Ended CP	0.00%	$43,917	
Series 2013 Revenue Fund	US Bank	US Bank Open Ended CP	0.00%	115,071	
			DS Subtotal	$158,988	
					
			Total	$1,727,043	

Report Date: 12/10/2018	Prepared By:
Inframark	Page 6

Live Oak No. 1 CDD
Bank Reconciliation

Agenda Page 21

Bank Account No.	9542	SunTrust Bank N.A. - GF				
Statement No.	11-18					
Statement Date	11/30/2018					

G/L Balance (LCY)	
151,917.47		
Statement Balance	
156,334.56		
G/L Balance	151,917.47		Outstanding Deposits	0.00		
Positive Adjustments	0.00			

		Subtotal	156,334.56		
Subtotal	151,917.47		Outstanding Checks	4,417.09		
Negative Adjustments	0.00		Differences	0.00		

Ending G/L Balance	
151,917.47		
Ending Balance	
151,917.47		

Difference	
0.00					

Posting	Document
Date	Type	
Document No.	

Description		

Amount	
Cleared Amount	

Difference	
Outstanding Checks							

11/8/2018	Payment	
003832	
SHELDON J. COHEN		
184.70	
0.00	
184.70	
11/30/2018 Payment	003840	INFRAMARK, LLC		4,232.39	0.00	4,232.39	

Total  Outstanding  Checks......................................................................................................................	4,417.09	4,417.09

Page 7

Page 8

Payment Register  by Bank  Account For the Period from 10/01/2018 to 11/30/2018 (Sorted by Check / ACH No.)

Pymt Type	Check / ACH No.	
Date	Payee Type	
Payee	
Invoice No.	
Payment Description	
Invoice / GL Description	
G/L Account #	Amount Paid	

BANK UNITED - MMA - (ACCT# XXXXX0216)

Check	252	10/30/18	Vendor	LIVE OAK NO. 1	102918-9542	REPLENISH GEN FUNDS	Due From Other Funds	131000	$50,000.00

Account Total	$50,000.00

SUNTRUST BANK N.A. - GF - (ACCT# XXXXX9542)

Check	003807	10/04/18	Vendor	AMERICAN ECOSYSTEMS, INC	1809796	OCT WATER MGMT SVCS	Contracts-Lakes	001-534084-53901	$1,791.00	
Check	003808	10/04/18	Vendor	CREATIVE MAILBOX & SIGN DESIGNS	DP30385	***Voided Voided****			$0.00	
Check	003809	10/04/18	Vendor	FED EX	6-318-00942	SEPT POSTAGE	Postage and Freight	001-541006-51301	$11.26	
Check	003810	10/04/18	Vendor	FLORIDA NATIVES NURSERY, INC	15648	QTRLY MITIGATION MAINT	R&M-Wetland Monitoring	001-546108-53901	$650.00	
Check	003811	10/04/18	Vendor	LANDSCAPE MAINTENANCE	137031	OCT LANDSCAPE MAINT	Contracts-Landscape	001-534050-53901	$4,660.00	
Check	003812	10/04/18	Vendor	BIO MASS TECH, INC	1805	R/M SUMP 522	Reserve - Ponds	001-568126-53901	$4,396.00	
Check	003813	10/04/18	Vendor	TAMPA ELECTRIC	092518-5103	211012535103 8/17/18-9/19/18	Electricity - General	001-543006-53901	$749.44	
Check	003814	10/08/18	Vendor	BIO MASS TECH, INC	1806	SUMP 542 MAINT	Reserve - Ponds	001-568126-53901	$4,465.00	
Check	003815	10/08/18	Vendor	BIO MASS TECH, INC	1803	CSA 7 MAINTENANCE	Reserve - Ponds	001-568126-53901	$7,343.65	
Check	003816	10/08/18	Vendor	CREATIVE SIGN DESIGNS	DP30385	SIGNAGE	Misc-Contingency	001-549900-53901	$300.00	
Check	003817	10/08/18	Vendor	STRALEY & ROBIN	16232	GEN MATTERS THRU 9/15/18	ProfServ-Legal Services	001-531023-51401	$210.00	
Check	003818	10/11/18	Vendor	DEPT OF ECONOMIC OPPORTUNITY	72257	FY18/19 DISTRICT FILING FEES	Annual District Filing Fee	001-554007-51301	$175.00	
Check	003819	10/11/18	Vendor	PUBLIC RISK INSURANCE	57693	POLICY RENEWAL 10/1/18-10/1/20	Insurance - General Liability	001-545002-51301	$7,000.00	
Check	003820	10/11/18	Vendor	TIMES PUBLISHING	688562	NOTICE OF MTGS FY2019	Legal Advertising	001-548002-51301	$333.50	
Check	003821	10/24/18	Vendor	BIO MASS TECH, INC	1900	19904 OAK BLUFF EROSION RPR	Reserve - Ponds	001-568126-53901	$4,424.72	
Check	003822	10/24/18	Vendor	KING ENGINEERING ASSOCIATES, I	102718	ENGINEERING SEP 2018	ProfServ-Engineering	001-531013-51501	$987.00	
Check	003823	10/24/18	Employee	SHELDON J. COHEN	PAYROLL	October 24, 2018 Payroll Posting			$184.70	
Check	003824	10/24/18	Employee	NILESHKUMAR C. PATEL	PAYROLL	October 24, 2018 Payroll Posting			$184.70	
Check	003825	10/24/18	Employee	GEORGE A. MAYER, III	PAYROLL	October 24, 2018 Payroll Posting			$184.70	
Check	003826	10/24/18	Employee	JAMES W. HURLEY	PAYROLL	October 24, 2018 Payroll Posting			$183.87	
Check	003827	10/26/18	Vendor	INFRAMARK, LLC	35099	OCT 2018 MGMT FEES	ProfServ-Mgmt Consulting Serv	001-531027-51201	$4,019.00	
Check	003827	10/26/18	Vendor	INFRAMARK, LLC	35099	OCT 2018 MGMT FEES	Postage and Freight	001-541006-51301	$5.64	
Check	003827	10/26/18	Vendor	INFRAMARK, LLC	35099	OCT 2018 MGMT FEES	Printing and Binding	001-547001-51301	$57.55	
Check	003827	10/26/18	Vendor	INFRAMARK, LLC	35099	OCT 2018 MGMT FEES	Misc - Web Hosting	001-549915-51301	$83.33	
Check	003828	10/29/18	Vendor	STRALEY & ROBIN	16354	GEN MATTERS THRU 10/15/18	ProfServ-Legal Services	001-531023-51401	$376.20	
Check	003829	10/31/18	Vendor	TAMPA ELECTRIC	102418-5103	211012535103 9/20-10/18/18	Electricity - General	001-543006-53901	$749.44	

Page 9

Payment Register  by Bank  Account For the Period from 10/01/2018 to 11/30/2018 (Sorted by Check / ACH No.)

Pymt Type	Check / ACH No.	
Date	Payee Type	
Payee	
Invoice No.	
Payment Description	
Invoice / GL Description	
G/L Account #	Amount Paid	

Check	003829	10/31/18	Vendor	TAMPA ELECTRIC	CM082218-5103	CREDIT ON AUG BILL APPLIED	Electricity - General	001-543006-53901	($346.42)	
Check	003830	11/01/18	Vendor	AMERICAN ECOSYSTEMS, INC	1811201	NOV WATER MGMT	Contracts-Lakes	001-534084-53901	$1,791.00	
Check	003831	11/01/18	Vendor	LANDSCAPE MAINTENANCE	138096	NOV LANDSCAPE MAINT	Contracts-Landscape	001-534050-53901	$4,660.00	
Check	003832	11/08/18	Employee	SHELDON J. COHEN	PAYROLL	November 08, 2018 Payroll Posting			$184.70	
Check	003833	11/08/18	Employee	NILESHKUMAR C. PATEL	PAYROLL	November 08, 2018 Payroll Posting			$184.70	
Check	003834	11/08/18	Employee	GEORGE A. MAYER, III	PAYROLL	November 08, 2018 Payroll Posting			$184.70	
Check	003835	11/08/18	Employee	JAMES W. HURLEY	PAYROLL	November 08, 2018 Payroll Posting			$183.87	
Check	003836	11/09/18	Vendor	STRALEY & ROBIN	16369	MICALLEF VIOL THRU 10/15	ProfServ-Legal Services	001-531023-51401	$950.00	
Check	003837	11/15/18	Vendor	FLORIDA NATIVES NURSERY, INC	15793	QRTRLY MITIGATION MAINT	R&M-Wetland Monitoring	001-546108-53901	$650.00	
Check	003838	11/15/18	Vendor	INTEGRITY PAVEMENT SERVICES, INC.	849	SEAL COAT/STRIPING STREETS	Misc-Contingency	001-549900-53901	$13,176.31	
Check	003839	11/15/18	Vendor	STRALEY & ROBIN	15399	MICALLEF THRU FEB 2018	ProfServ-Legal Services	001-531023-51401	$393.13	
Check	003840	11/30/18	Vendor	INFRAMARK, LLC	35934	NOV MGMT FEES	ProfServ-Mgmt Consulting Serv	001-531027-51201	$4,019.00	
Check	003840	11/30/18	Vendor	INFRAMARK, LLC	35934	NOV MGMT FEES	Postage and Freight	001-541006-51301	$8.46	
Check	003840	11/30/18	Vendor	INFRAMARK, LLC	35934	NOV MGMT FEES	Printing and Binding	001-547001-51301	$36.60	
Check	003840	11/30/18	Vendor	INFRAMARK, LLC	35934	NOV MGMT FEES	WEB HOSTING	001-549915-51301	$83.33	
Check	003840	11/30/18	Vendor	INFRAMARK, LLC	35934	NOV MGMT FEES	WEB TRFR	001-549915-51301	$85.00	
ACH	DD112	10/11/18	Vendor	TAMPA ELECTRIC	092018 ACH	211001693046 8/14-9/14/18	Electricity - Streetlighting	001-543013-53901	$2,008.72	
ACH	DD113	11/09/18	Vendor	TAMPA ELECTRIC	101918-3046 ACH	BILL PRD 9/15-10/15/18	Electricity - Streetlighting	001-543013-53901	$2,005.17	

Account Total	$73,783.97

Total Amount Paid

$123,783.97

Total Amount Paid - Breakdown by Fund	
Fund		Amount	
General Fund - 001		123,783.97	
	Total	123,783.97	

Agenda Page 24

4C.

Agenda Page 25
995511 YYaammaattoo RRooaadd •• SSuuiittee 228800
BBooccaa RRaattoonn,, FFlloorriiddaa   3333443311
((556611)) 999944--99229999 •• ((880000)) 229999--44772288
FFaaxx  ((556611)) 999944--55882233
wwwwww..qqrraauuccppaa..ccoomm

OOccttoobbeerr 2299,, 22001188

TToo BBooaarrdd ooff SSuuppeerrvviissoorrss
LLiivvee OOaakk NNoo.. 11 CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriicctt 221100 NN.. UUnniivveerrssiittyy DDrriivvee,, SSuuiittee 770022
CCoorraall SSpprriinnggss,, FFLL 3333007711
WWee aarree pplleeaasseedd ttoo ccoonnffiirrmm oouurr uunnddeerrssttaannddiinngg ooff tthhee sseervrviicceess wwee aarree ttoo pprroovviiddee LLiivvee OOaakk NNoo.. 11 CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriicctt,, HHiillllssbboorroouugghh CCoouunnttyy,, FFlloorriiddaa ((""tthhee DDiissttrriicctt"")) ffoorr tthhee ffiissccaall yyeeaarr eennddeedd SSeepptteemmbbeerr 3300,, 22001188.. WWee wwiillll aauuddiitt tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss ooff tthhee ggoovveerrnnmmeennttaall aaccttiivviittiieess aanndd eeaacchh mmaajjoorr ffuunndd,,  iinncclluuddiinngg tthhee rreellaatteedd nnootteess ttoo tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss,,  wwhhiicchh ccoolllleeccttiivveellyy ccoommpprriissee tthhee bbaassiicc ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss ooff LLiivvee OOaakk NNoo.. 11 CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriicctt aass ooff aanndd ffoorr tthhee ffiissccaall yyeeaarr eennddeedd SSeepptteemmbbeerr 3300,,  22001188.. IInn  aaddddiittiioonn,,  wwee wwiillll eexxaammiinnee tthhee DDiissttrriicctt''ss ccoommpplliiaannccee wwiitthh tthhee rreeqquuiirreemmeennttss ooff SSeeccttiioonn 221188..441155  FFlloorriiddaa SSttaattuutteess.. TThhiiss lleetttteerr sseervrveess ttoo rreenneeww oouurr aaggrreeeemmeenntt aanndd eessttaabblliisshh tthhee tteerrmmss aanndd ffeeee ffoorr tthhee 22001188 aauuddiitt..
AAccccoouunnttiinngg ssttaannddaarrddss ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd iinn tthhee UUnniitteedd SSttaatteess ooff AAmmeerriiccaa pprroovviiddee ffoorr cceertrtaaiinn rreeqquuiirreedd ssuupppplleemmeennttaarryy iinnffoorrmmaattiioonn ((RRSSII)),,  ssuucchh aass mmaannaaggeemmeenntt''ss ddiissccuussssiioonn aanndd aannaallyyssiiss ((MMDD&&AA)),, ttoo ssuupppplleemmeenntt tthhee DDiissttrriicctt''ss bbaassiicc ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss.. SSuucchh iinnffoorrmmaattiioonn,, aalltthhoouugghh nnoott aa ppaarrtt ooff tthhee bbaassiicc ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss,, iiss rreeqquuiirreedd bbyy tthhee GGoovveerrnnmmeennttaall AAccccoouunnttiinngg SSttaannddaarrddss BBooaarrdd wwhhoo  ccoonnssiiddeerrss  iitt  ttoo  bbee  aann  eesssseennttiiaall  ppaarrtt  ooff  ffiinnaanncciiaall  rreeppoortrtiinngg  ffoorr  ppllaacciinngg  tthhee  bbaassiicc  ffiinnaanncciiaall  ssttaatteemmeennttss  iinn  aann  aapppprroopprriiaattee ooppeerraattiioonnaall,, eeccoonnoommiicc,, oorr hhiissttoorriiccaall ccoonntteexxtt.. AAss ppaartrt ooff oouurr eennggaaggeemmeenntt,, wwee wwiillll aappppllyy cceertrtaaiinn lliimmiitteedd pprroocceedduurreess ttoo tthhee DDiissttrriicctt''ss RRSSII iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh aauuddiittiinngg ssttaannddaarrddss ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd iinn tthhee  UUnniitteedd SSttaatteess ooff AAmmeerriiccaa.. TThheessee lliimmiitteedd pprroocceedduurreess wwiillll ccoonnssiisstt  ooff  iinnqquuiirriieess  ooff  mmaannaaggeemmeenntt  rreeggaarrddiinngg  tthhee mmeetthhooddss  ooff  pprreeppaarriinngg  tthhee  iinnffoorrmmaattiioonn  aanndd  ccoommppaarriinngg  tthhee  iinnffoorrmmaattiioonn  ffoorr ccoonnssiisstteennccyy wwiitthh mmaannaaggeemmeenntt''ss rreessppoonnsseess ttoo oouurr iinnqquuiirriieess,, tthhee bbaassiicc ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss,, aanndd ootthheerr kknnoowwlleeddggee wwee oobbttaaiinneedd dduurriinngg oouurr aauuddiitt ooff tthhee bbaassiicc ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss.. WWee wwiillll nnoott eexxpprreessss aann ooppiinniioonn oorr pprroovviiddee aannyy aassssuurraannccee oonn tthhee iinnffoorrmmaattiioonn bbeeccaauussee tthhee lliimmiitteedd pprroocceedduurreess ddoo nnoott pprroovviiddee uuss wwiitthh ssuuffffiicciieenntt eevviiddeennccee ttoo eexxpprreessss aann ooppiinniioonn oorr pprroovviiddee aannyy aassssuurraannccee..
TThhee ffoolllloowwiinngg RRSSII iiss rreeqquuiirreedd bbyy ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd aaccccoouunnttiinngg pprriinncciipplleess aanndd wwiillll bbee ssuubbjjeecctteedd ttoo cceertrtaaiinn lliimmiitteedd pprroocceedduurreess,, bbuutt wwiillll nnoott bbee aauuddiitteedd::
11))	MMaannaaggeemmeenntt''ss DDiissccuussssiioonn aanndd AAnnaallyyssiiss..
22))	BBuuddggeettaarryy ccoommppaarriissoonn sscchheedduullee
AAuuddiitt OObbjjeeccttiivveess
TThhee oobbjjeeccttiivvee ooff oouurr aauuddiitt iiss tthhee eexxpprreessssiioonn ooff ooppiinniioonnss aass ttoo wwhheetthheerr yyoouurr ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aarree ffaaiirrllyy pprreesseenntteedd,, iinn aallll mmaatteerriiaall rreessppeeccttss,,  iinn ccoonnffoorrmmiittyy wwiitthh UU..SS.. ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd aaccccoouunnttiinngg pprriinncciipplleess aanndd ttoo rreeppoorrtt oonn tthhee ffaaiirrnneessss ooff tthhee ssuupppplleemmeennttaarryy iinnffoorrmmaattiioonn rreeffeerrrreedd ttoo iinn tthhee sseeccoonndd ppaarraaggrraapphh wwhheenn ccoonnssiiddeerreedd iinn rreellaattiioonn ttoo tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aass aa wwhhoollee.. OOuurr aauuddiitt wwiillll bbee ccoonndduucctteedd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh aauuddiittiinngg ssttaannddaarrddss ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd iinn tthhee UUnniitteedd SSttaatteess ooff AAmmeerriiccaa aanndd tthhee ssttaannddaarrddss ffoorr ffiinnaanncciiaall aauuddiittss ccoonnttaaiinneedd iinn  GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss,, iissssuueedd bbyy tthhee CCoommppttrroolllleerr GGeenneerraall ooff tthhee UUnniitteedd SSttaatteess,, aanndd wwiillll iinncclluuddee tteessttss ooff tthhee aaccccoouunnttiinngg rreeccoorrddss ooff tthhee DDiissttrriicctt aanndd ootthheerr pprroocceedduurreess wwee ccoonnssiiddeerr nneecceessssaarryy ttoo eennaabbllee uuss ttoo eexxpprreessss ssuucchh ooppiinniioonnss.. WWee wwiillll iissssuuee aa wwrriitttteenn rreeppoorrtt uuppoonn ccoommpplleettiioonn ooff oouurr aauuddiitt ooff tthhee DDiissttrriicctt''ss ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss.. WWee ccaannnnoott pprroovviiddee aassssuurraannccee tthhaatt aann uunnmmooddiiffiieedd ooppiinniioonn wwiillll bbee eexxpprreesssseedd.. CCiirrccuummssttaanncceess mmaayy aarriissee iinn wwhhiicchh iitt iiss nneecceessssaaryry ffoorr uuss ttoo mmooddiiffyy oouurr ooppiinniioonn oorr aadddd eemmpphhaassiiss--ooff--mmaatttteerr oorr ootthheerr--mmaatttteerr ppaarraaggrraapphhss.. IIff oouurr ooppiinniioonn oonn tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss iiss ootthheerr tthhaann uunnmmooddiiffiieedd,, wwee wwiillll ddiissccuussss tthhee rreeaassoonnss wwiitthh yyoouu iinn aaddvvaannccee.. IIff,, ffoorr aannyy rreeaassoonn,, wwee aarree uunnaabbllee ttoo ccoommpplleettee tthhee aauuddiitt oorr aarree uunnaabbllee ttoo ffoorrmm oorr hhaavvee nnoott ffoorrmmeedd aann ooppiinniioonn,, wwee mmaayy ddeecclliinnee ttoo eexxpprreessss aann ooppiinniioonn oorr iissssuuee aa rreeppoortrt,, oorr mmaayy wwiitthhddrraaww ffrroomm tthhiiss eennggaaggeemmeenntt..
WWee  wwiillll  aallssoo  pprroovviiddee  aa rreeppoortrt  ((tthhaatt  ddooeess nnoott  iinncclluuddee aann  ooppiinniioonn))  oonn  iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll  rreellaatteedd  ttoo tthhee  ffiinnaanncciiaall  ssttaatteemmeennttss  aanndd ccoommpplliiaannccee wwiitthh tthhee pprroovviissiioonnss ooff llaawwss,, rreegguullaattiioonnss,, ccoonnttrraaccttss,, aanndd ggrraanntt aaggrreeeemmeennttss,, nnoonnccoommpplliiaannccee wwiitthh wwhhiicchh ccoouulldd hhaavvee aa mmaatteerriiaall eeffffeecctt oonn tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aass rreeqquuiirreedd bbyy GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss.. TThhee rreeppoortrt oonn iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll aanndd oonn ccoommpplliiaannccee aanndd ootthheerr mmaatttteerrss wwiillll iinncclluuddee aa ppaarraaggrraapphh tthhaatt ssttaatteess  ((11)) tthhaatt tthhee ppuurrppoossee ooff tthhee rreeppoortrt iiss ssoolleellyy ttoo ddeessccrriibbee tthhee ssccooppee  ooff  tteessttiinngg  ooff  iinntteerrnnaall  ccoonnttrrooll  aanndd  ccoommpplliiaannccee,,  aanndd  tthhee  rreessuullttss  ooff  tthhaatt  tteessttiinngg,,  aanndd  nnoott  ttoo  pprroovviiddee  aann  ooppiinniioonn  oonn  tthhee eeffffeeccttiivveenneessss ooff tthhee DDiissttrriicctt''ss iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll oonn ccoommpplliiaannccee,, aanndd ((22)) tthhaatt tthhee rreeppoorrtt iiss aann iinntteeggrraall ppaarrtt ooff aann aauuddiitt ppeerfrfoorrmmeedd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh  GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss iinn ccoonnssiiddeerriinngg tthhee DDiissttrriicctt''ss iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll aanndd ccoommpplliiaannccee.. TThhee ppaarraaggrraapphh wwiillll aallssoo ssttaattee tthhaatt tthhee rreeppoorrtt iiss nnoott ssuuiittaabbllee ffoorr aannyy ootthheerr ppuurrppoossee.. IIff dduurriinngg oouurr aauuddiitt wwee bbeeccoommee aawwaarree tthhaatt tthhee DDiissttrriicctt iiss ssuubbjjeecctt ttoo aann aauuddiitt rreeqquuiirreemmeenntt tthhaatt iiss nnoott eennccoommppaasssseedd iinn tthhee tteerrmmss ooff tthhiiss  eennggaaggeemmeenntt,,  wwee wwiillll ccoommmmuunniiccaattee ttoo mmaannaaggeemmeenntt aanndd tthhoossee cchhaarrggeedd wwiitthh ggoovveerrnnaannccee tthhaatt aann aauuddiitt iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh UU..SS.. ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd aauuddiittiinngg ssttaannddaarrddss aanndd tthhee ssttaannddaarrddss ffoorr ffiinnaanncciiaall aauuddiittss ccoonnttaaiinneedd iinn  GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss mmaayy nnoott ssaattiissffyy tthhee rreelleevvaanntt lleeggaall,, rreegguullaattoorryy,, oorr ccoonnttrraaccttuuaall rreeqquuiirreemmeennttss..

LLiivvee OOaakk ##11 CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriicctt

EExxaammiinnaattiioonn OObbjjeeccttiivvee

22
Agenda Page 26

TThhee oobbjjeeccttiivvee ooff oouurr eexxaammiinnaattiioonn iiss tthhee eexxpprreessssiioonn ooff aann ooppiinniioonn aass ttoo wwhheetthheerr tthhee DDiissttrriicctt iiss iinn ccoommpplliiaannccee wwiitthh FFlloorriiddaa SSttaattuuttee 221188..441155 iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh RRuullee 1100..555566((1100)) ooff tthhee AAuuddiittoorr GGeenneerraall ooff tthhee SSttaattee ooff FFlloorriiddaa.. OOuurr eexxaammiinnaattiioonn wwiillll bbee ccoonndduucctteedd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh aatttteessttaattiioonn ssttaannddaarrddss eessttaabblliisshheedd bbyy tthhee AAmmeerriiccaann IInnssttiittuuttee ooff CCeertrtiiffiieedd PPuubblliicc AAccccoouunnttaannttss aanndd wwiillll iinncclluuddee tteessttss ooff yyoouurr rreeccoorrddss aanndd ootthheerr pprroocceedduurreess wwee ccoonnssiiddeerr nneecceessssaarryy ttoo eennaabbllee uuss ttoo eexxpprreessss ssuucchh aann ooppiinniioonn.. WWee wwiillll iissssuuee aa wwrriitttteenn rreeppoorrtt uuppoonn ccoommpplleettiioonn ooff oouurr eexxaammiinnaattiioonn ooff tthhee DDiissttrriicctt''ss ccoommpplliiaannccee.. TThhee rreeppoorrtt wwiillll iinncclluuddee aa ssttaatteemmeenntt tthhaatt tthhee rreeppoorrtt  iiss iinntteennddeedd ssoolleellyy ffoorr tthhee iinnffoorrmmaattiioonn aanndd uussee ooff mmaannaaggeemmeenntt,, tthhoossee cchhaarrggeedd wwiitthh ggoovveerrnnaannccee,, aanndd tthhee FFlloorriiddaa AAuuddiittoorr GGeenneerraall,, aanndd iiss nnoott iinntteennddeedd ttoo bbee aanndd sshhoouulldd nnoott bbee uusseedd bbyy aannyyoonnee ootthheerr tthhaann tthheessee ssppeecciiffiieedd ppaarrttiieess.. WWee ccaannnnoott pprroovviiddee aassssuurraannccee tthhaatt aann uunnmmooddiiffiieedd ooppiinniioonn wwiillll bbee eexxpprreesssseedd.. CCiirrccuummssttaanncceess mmaayy aarriissee iinn wwhhiicchh iitt iiss nneecceessssaarryy ffoorr uuss ttoo mmooddiifyfy oouurr ooppiinniioonn oorr aadddd eemmpphhaassiiss--ooff mmaatttteerr oorr ootthheerr--mmaatttteerr ppaarraaggrraapphhss.. IIff oouurr ooppiinniioonn oonn tthhee DDiissttrriicctt''ss ccoommpplliiaannccee iiss ootthheerr tthhaann uunnmmooddiiffiieedd,, wwee wwiillll ddiissccuussss tthhee rreeaassoonnss wwiitthh yyoouu iinn aaddvvaannccee.. IIff,, ffoorr aannyy rreeaassoonn,, wwee aarree uunnaabbllee ttoo ccoommpplleettee tthhee eexxaammiinnaattiioonn oorr aarree uunnaabbllee ttoo ffoorrmm oorr hhaavvee nnoott ffoorrmmeedd aann ooppiinniioonn,, wwee mmaayy ddeecclliinnee ttoo eexxpprreessss aann ooppiinniioonn oorr iissssuuee aa rreeppoortrt,, oorr mmaayy wwiitthhddrraaww ffrroomm tthhiiss eennggaaggeemmeenntt..
OOtthheerr SSeerrvviicceess
WWee wwiillll aassssiisstt iinn pprreeppaarriinngg tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aanndd rreellaatteedd nnootteess ooff tthhee DDiissttrriicctt iinn ccoonnffoorrmmiittyy wwiitthh UU..SS.. ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd aaccccoouunnttiinngg  pprriinncciipplleess  bbaasseedd  oonn  iinnffoorrmmaattiioonn  pprroovviiddeedd  bbyy  yyoouu..  TThheessee  nnoonnaauuddiitt  sseervrviicceess  ddoo  nnoott  ccoonnssttiittuuttee  aann  aauuddiitt  uunnddeerr GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaardrdss aanndd ssuucchh sseerrvviicceess wwiillll nnoott bbee ccoonndduucctteedd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss.. TThhee ootthheerr sseerrvviicceess aarree lliimmiitteedd ttoo tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeenntt sseerrvviicceess pprreevviioouussllyy ddeeffiinneedd.. WWee,,  iinn oouurr ssoollee pprrooffeessssiioonnaall jjuuddggmmeenntt,, rreesseerrvvee  tthhee  rriigghhtt ttoo  rreeffuussee ttoo ppeerfrfoorrmm  aannyy pprroocceedduurree oorr ttaakkee aannyy aaccttiioonn tthhaatt ccoouulldd bbee ccoonnssttrruueedd  aass aassssuummiinngg mmaannaaggeemmeenntt rreessppoonnssiibbiilliittiieess..
MMaannaaggeemmeenntt RReessppoonnssiibbiilliittiieess
MMaannaaggeemmeenntt iiss rreessppoonnssiibbllee ffoorr ccoommpplliiaannccee wwiitthh FFlloorriiddaa SSttaattuuttee 221188..441155 aanndd wwiillll pprroovviiddee uuss wwiitthh tthhee iinnffoorrmmaattiioonn rreeqquuiirreedd ffoorr tthhee eexxaammiinnaattiioonn.. TThhee aaccccuurraaccyy aanndd ccoommpplleetteenneessss ooff ssuucchh iinnffoorrmmaattiioonn iiss aallssoo mmaannaaggeemmeenntt''ss rreessppoonnssiibbiilliittyy.. YYoouu aaggrreeee ttoo aassssuummee aallll mmaannaaggeemmeenntt rreessppoonnssiibbiilliittiieess rreellaattiinngg ttoo tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aanndd rreellaatteedd nnootteess aanndd aannyy ootthheerr nnoonnaauuddiitt sseervrviicceess wwee pprroovviiddee.. YYoouu wwiillll bbee rreeqquuiirreedd ttoo aacckknnoowwlleeddggee iinn tthhee mmaannaaggeemmeenntt rreepprreesseennttaattiioonn lleetttteerr oouurr aassssiissttaannccee wwiitthh pprreeppaarraattiioonn ooff tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aanndd rreellaatteedd nnootteess aanndd tthhaatt yyoouu hhaavvee rreevviieewweedd aanndd aapppprroovveedd tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aanndd rreellaatteedd nnootteess pprriioorr ttoo tthheeiirr iissssuuaannccee aanndd hhaavvee aacccceepptteedd rreessppoonnssiibbiilliittyy ffoorr tthheemm.. IInn aaddddiittiioonn,, yyoouu wwiillll bbee rreeqquuiirreedd ttoo mmaakkee cceertrtaaiinn rreepprreesseennttaattiioonnss rreeggaarrddiinngg ccoommpplliiaannccee wwiitthh FFlloorriiddaa SSttaattuuttee 221188..441155 iinn tthhee mmaannaaggeemmeenntt rreepprreesseennttaattiioonn lleetttteerr.. FFuurrtthheerr,, yyoouu aaggrreeee ttoo oovveerrsseeee tthhee nnoonnaauuddiitt
sseervrviicceess  bbyy  ddeessiiggnnaattiinngg  aann  iinnddiivviidduuaall,,  pprreeffeerraabbllyy  ffrroomm  sseenniioorr  mmaannaaggeemmeenntt,,  wwhhoo  ppoosssseesssseess  ssuuiittaabbllee  sskkiillll,,  kknnoowwlleeddggee,,  oorr
eexxppeerriieennccee;; eevvaalluuaattee tthhee aaddeeqquuaaccyy aanndd rreessuullttss ooff tthhoossee sseervrviicceess;; aanndd aacccceepptt rreessppoonnssiibbiilliittyy ffoorr tthheemm..
MMaannaaggeemmeenntt  iiss rreessppoonnssiibbllee ffoorr ddeessiiggnniinngg,,  iimmpplleemmeennttiinngg aanndd mmaaiinnttaaiinniinngg eeffffeeccttiivvee iinntteerrnnaall ccoonnttrroollss,,  iinncclluuddiinngg eevvaalluuaattiinngg aanndd mmoonniittoorriinngg oonnggooiinngg aaccttiivviittiieess,, ttoo hheellpp eennssuurree tthhaatt aapppprroopprriiaattee ggooaallss aanndd oobbjjeeccttiivveess aarree mmeett;; ffoolllloowwiinngg llaawwss aanndd rreegguullaattiioonnss;; aanndd eennssuurriinngg  tthhaatt mmaannaaggeemmeenntt aanndd ffiinnaanncciiaall iinnffoorrmmaattiioonn  iiss rreelliiaabbllee aanndd  pprrooppeerrllyy rreeppoorrtteedd..  MMaannaaggeemmeenntt iiss  aallssoo rreessppoonnssiibbllee ffoorr iimmpplleemmeennttiinngg ssyysstteemmss ddeessiiggnneedd ttoo aacchhiieevvee ccoommpplliiaannccee wwiitthh aapppplliiccaabbllee llaawwss,, rreegguullaattiioonnss,, ccoonnttrraaccttss,, aanndd ggrraanntt aaggrreeeemmeennttss.. YYoouu aarree aallssoo rreessppoonnssiibbllee ffoorr tthhee sseelleeccttiioonn aanndd aapppplliiccaattiioonn ooff aaccccoouunnttiinngg pprriinncciipplleess,, ffoorr tthhee pprreeppaarraattiioonn aanndd ffaaiirr pprreesseennttaattiioonn ooff tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aanndd aallll aaccccoommppaannyyiinngg iinnffoorrmmaattiioonn iinn ccoonnffoorrmmiittyy wwiitthh UU..SS.. ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd aaccccoouunnttiinngg pprriinncciipplleess,, aanndd ffoorr ccoommpplliiaannccee wwiitthh aapppplliiccaabbllee llaawwss aanndd rreegguullaattiioonnss aanndd tthhee pprroovviissiioonnss ooff ccoonnttrraaccttss aanndd ggrraanntt aaggrreeeemmeennttss..
MMaannaaggeemmeenntt iiss aallssoo rreessppoonnssiibbllee ffoorr mmaakkiinngg aallll ffiinnaanncciiaall rreeccoorrddss aanndd rreellaatteedd iinnffoorrmmaattiioonn aavvaaiillaabbllee ttoo uuss aanndd ffoorr tthhee aaccccuurraaccyy aanndd ccoommpplleetteenneessss ooff tthhaatt iinnffoorrmmaattiioonn.. YYoouu aarree aallssoo rreessppoonnssiibbllee ffoorr pprroovviiddiinngg uuss wwiitthh ((11)) aacccceessss ttoo aallll iinnffoorrmmaattiioonn ooff wwhhiicchh yyoouu aarree aawwaarree tthhaatt iiss rreelleevvaanntt ttoo tthhee pprreeppaarraattiioonn aanndd ffaaiirr pprreesseennttaattiioonn ooff tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss,, ((22)) aaddddiittiioonnaall iinnffoorrmmaattiioonn tthhaatt wwee mmaayy rreeqquueesstt ffoorr tthhee ppuurrppoossee ooff tthhee aauuddiitt,, aanndd ((33)) uunnrreessttrriicctteedd aacccceessss ttoo ppeerrssoonnss wwiitthhiinn tthhee ggoovveerrnnmmeenntt ffrroomm wwhhoomm wwee ddeetteerrmmiinnee iitt nneecceessssaarryy ttoo oobbttaaiinn aauuddiitt eevviiddeennccee..
YYoouurr rreessppoonnssiibbiilliittiieess iinncclluuddee aaddjjuussttiinngg tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss ttoo ccoorrrreecctt mmaatteerriiaall mmiissssttaatteemmeennttss aanndd ffoorr ccoonnffiirrmmiinngg ttoo uuss iinn tthhee wwrriitttteenn rreepprreesseennttaattiioonn lleetttteerr tthhaatt tthhee eeffffeeccttss ooff aannyy uunnccoorrrreecctteedd mmiissssttaatteemmeennttss aaggggrreeggaatteedd bbyy uuss dduurriinngg tthhee ccuurrrreenntt eennggaaggeemmeenntt aanndd ppeertrtaaiinniinngg ttoo tthhee llaatteesstt ppeerriioodd pprreesseenntteedd aarree iimmmmaatteerriiaall,, bbootthh iinnddiivviidduuaallllyy aanndd iinn tthhee aaggggrreeggaattee,, ttoo tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss ttaakkeenn aass aa wwhhoollee..
YYoouu aarree rreessppoonnssiibbllee ffoorr tthhee ddeessiiggnn aanndd iimmpplleemmeennttaattiioonn ooff pprrooggrraammss aanndd ccoonnttrroollss ttoo pprreevveenntt aanndd ddeetteecctt ffrraauudd,, aanndd ffoorr iinnffoorrmmiinngg uuss aabboouutt aallll kknnoowwnn oorr ssuussppeecctteedd ffrraauudd aaffffeeccttiinngg tthhee ggoovveerrnnmmeenntt iinnvvoollvviinngg ((11)) mmaannaaggeemmeenntt,, ((22)) eemmppllooyyeeeess wwhhoo hhaavvee ssiiggnniiffiiccaanntt
rroolleess  iinn  iinntteerrnnaall  ccoonnttrrooll,,  aanndd  ((33))  ootthheerrss  wwhheerree  tthhee  ffrraauudd  ccoouulldd  hhaavvee  aa  mmaatteerriiaall  eeffffeecctt  oonn  tthhee  ffiinnaanncciiaall  ssttaatteemmeennttss..  YYoouurr
rreessppoonnssiibbiilliittiieess iinncclluuddee iinnffoorrmmiinngg uuss ooff yyoouurr kknnoowwlleeddggee ooff aannyy aalllleeggaattiioonnss ooff ffrraauudd oorr ssuussppeecctteedd ffrraauudd aaffffeeccttiinngg tthhee ggoovveerrnnmmeenntt rreecceeiivveedd iinn ccoommmmuunniiccaattiioonnss ffrroomm eemmppllooyyeeeess,, ffoorrmmeerr eemmppllooyyeeeess,, ggrraanntteerrss,, rreegguullaattoorrss,, oorr ootthheerrss.. IInn aaddddiittiioonn,, yyoouu aarree rreessppoonnssiibbllee ffoorr iiddeennttiiffyyiinngg aanndd eennssuurriinngg tthhaatt tthhee ggoovveerrnnmmeenntt ccoommpplliieess wwiitthh aapppplliiccaabbllee llaawwss,, rreegguullaattiioonnss,, ccoonnttrraaccttss,, aaggrreeeemmeennttss,, aanndd ggrraannttss aanndd ffoorr ttaakkiinngg ttiimmeellyy aanndd aapppprroopprriiaattee sstteeppss ttoo rreemmeeddyy ffrraauudd aanndd nnoonnccoommpplliiaannccee wwiitthh pprroovviissiioonnss ooff llaawwss,, rreegguullaattiioonnss,, ccoonnttrraaccttss oorr ggrraanntt aaggrreeeemmeennttss,, oorr aabbuussee tthhaatt wwee rreeppoorrtt..
MMaannaaggeemmeenntt  iiss  rreessppoonnssiibbllee  ffoorr  eessttaabblliisshhiinngg  aanndd  mmaaiinnttaaiinniinngg  aa  pprroocceessss  ffoorr  ttrraacckkiinngg  tthhee  ssttaattuuss  ooff  aauuddiitt  ffiinnddiinnggss  aanndd
rreeccoommmmeennddaattiioonnss..  MMaannaaggeemmeenntt  iiss  aallssoo  rreessppoonnssiibbllee  ffoorr  iiddeennttiiffyyiinngg  aanndd  pprroovviiddiinngg  rreeppoorrtt  ccooppiieess  ooff  pprreevviioouuss  ffiinnaanncciiaall  aauuddiittss,, aatttteessttaattiioonn eennggaaggeemmeennttss,, ppeerrffoorrmmaannccee aauuddiittss oorr ootthheerr ssttuuddiieess rreellaatteedd ttoo tthhee oobbjjeeccttiivveess ddiissccuusssseedd iinn tthhee AAuuddiitt OObbjjeeccttiivveess sseeccttiioonn
ooff  tthhiiss  lleetttteerr..  TThhiiss  rreessppoonnssiibbiilliittyy  iinncclluuddeess  rreellaayyiinngg  ttoo  uuss  ccoorrrreeccttiivvee  aaccttiioonnss  ttaakkeenn  ttoo  aaddddrreessss  ssiiggnniiffiiccaanntt  ffiinnddiinnggss  aanndd
rreeccoommmmeennddaattiioonnss rreessuullttiinngg ffrroomm  tthhoossee  aauuddiittss,,  aatttteessttaattiioonn eennggaaggeemmeennttss,,  ppeerrffoorrmmaannccee  aauuddiittss,,  oorr ootthheerr  ssttuuddiieess..  YYoouu  aarree aallssoo rreessppoonnssiibbllee  ffoorr pprroovviiddiinngg  mmaannaaggeemmeenntt''ss  vviieewwss oonn  oouurr ccuurrrreenntt ffiinnddiinnggss,,  ccoonncclluussiioonnss,,  aanndd  rreeccoommmmeennddaattiioonnss,,  aass wweellll  aass yyoouurr ppllaannnneedd ccoorrrreeccttiivvee aaccttiioonnss,, ffoorr tthhee rreeppoorrtt,, aanndd ffoorr tthhee ttiimmiinngg aanndd ffoorrmmaatt ffoorr pprroovviiddiinngg tthhaatt iinnffoorrmmaattiioonn..

LLiivvee OOaakk ##11  CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriicctt 	33
WWiitthh rreeggaarrdd ttoo iinncclluuddiinngg tthhee aauuddiittoorr''ss rreeppoorrtt iinn aann eexxeemmpptt ooffffeerriinngg ddooccuummeenntt,, yyoouu aaggrreeee tthhaatt tthhee aaffoorreemmeennttiiAoognneeendddaaauuPddaiigttooerr2''ss7 rreeppoortrt wwiillll nnoott bbee iinncclluuddeedd iinn aannyy ssuucchh ooffffeerriinngg ddooccuummeenntt wwiitthhoouutt oouurr pprriioorr ppeerrmmiissssiioonn oorr ccoonnsseenntt.. AAnnyy aaggrreeeemmeenntt ttoo ppeerrffoorrmm wwoorrkk iinn ccoonnnneeccttiioonn wwiitthh  aann  eexxeemmpptt  ooffffeerriinngg  ddooccuummeenntt,,  iinncclluuddiinngg  aann aaggrreeeemmeenntt ttoo pprroovviiddee  ppeerrmmiissssiioonn  oorr ccoonnsseenntt,,  wwiillll bbee aa sseeppaarraattee eennggaaggeemmeenntt..
WWiitthh rreeggaarrdd ttoo tthhee eelleeccttrroonniicc ddiisssseemmiinnaattiioonn ooff aauuddiitteedd ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss,, iinncclluuddiinngg ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss ppuubblliisshheedd eelleeccttrroonniiccaallllyy oonn yyoouurr wweebbssiittee,,  yyoouu uunnddeerrssttaanndd tthhaatt eelleeccttrroonniicc ssiitteess aarree aa mmeeaannss ttoo ddiissttrriibbuuttee iinnffoorrmmaattiioonn aanndd,, tthheerreeffoorree,, wwee aarree nnoott rreeqquuiirreedd ttoo rreeaadd tthhee iinnffoorrmmaattiioonn ccoonnttaaiinneedd iinn tthheessee ssiitteess oorr ttoo ccoonnssiiddeerr tthhee ccoonnssiisstteennccyy ooff ootthheerr iinnffoorrmmaattiioonn iinn tthhee eelleeccttrroonniicc ssiittee wwiitthh tthhee oorriiggiinnaall ddooccuummeenntt..
AAuuddiitt PPrroocceedduurreess--GGeenneerraall
AAnn aauuddiitt iinncclluuddeess eexxaammiinniinngg,,  oonn  aa tteesstt bbaassiiss,,  eevviiddeennccee ssuuppppoortrtiinngg tthhee aammoouunnttss aanndd ddiisscclloossuurreess iinn tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss;; tthheerreeffoorree,, oouurr aauuddiitt wwiillll iinnvvoollvvee jjuuddggmmeenntt aabboouutt tthhee nnuummbbeerr ooff ttrraannssaaccttiioonnss ttoo bbee eexxaammiinneedd aanndd tthhee aarreeaass ttoo bbee tteesstteedd.. AAnn aauuddiitt aallssoo  iinncclluuddeess eevvaalluuaattiinngg  tthhee aapppprroopprriiaatteenneessss  ooff  aaccccoouunnttiinngg  ppoolliicciieess  uusseedd  aanndd  tthhee  rreeaassoonnaabblleenneessss  ooff ssiiggnniiffiiccaanntt aaccccoouunnttiinngg eessttiimmaatteess mmaaddee bbyy mmaannaaggeemmeenntt,,  aass wweellll aass eevvaalluuaattiinngg tthhee oovveerraallll pprreesseennttaattiioonn ooff tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss.. WWee wwiillll ppllaann aanndd ppeerfrfoorrmm tthhee aauuddiitt ttoo oobbttaaiinn rreeaassoonnaabbllee rraatthheerr tthhaann aabbssoolluuttee aassssuurraannccee aabboouutt wwhheetthheerr tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aarree ffrreeee ooff mmaatteerriiaall mmiissssttaatteemmeenntt,, wwhheetthheerr ffrroomm ((11)) eerrrroorrss,, ((22)) ffrraauudduulleenntt ffiinnaanncciiaall rreeppoorrttiinngg,, ((33)) mmiissaapppprroopprriiaattiioonn ooff aasssseettss,, oorr ((44)) vviioollaattiioonnss ooff llaawwss oorr ggoovveerrnnmmeennttaall rreegguullaattiioonnss tthhaatt aarree aattttrriibbuuttaabbllee ttoo tthhee ggoovveerrnnmmeenntt oorr ttoo aaccttss bbyy mmaannaaggeemmeenntt oorr eemmppllooyyeeeess aaccttiinngg oonn bbeehhaallff ooff tthhee ggoovveerrnnmmeenntt.. BBeeccaauussee tthhee ddeetteerrmmiinnaattiioonn ooff aabbuussee iiss ssuubbjjeeccttiivvee,, GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss ddoo nnoott eexxppeecctt aauuddiittoorrss ttoo pprroovviiddee rreeaassoonnaabbllee aassssuurraannccee ooff ddeetteeccttiinngg aabbuussee..
BBeeccaauussee ooff tthhee iinnhheerreenntt lliimmiittaattiioonnss ooff aann aauuddiitt,,  ccoommbbiinneedd wwiitthh tthhee iinnhheerreenntt lliimmiittaattiioonnss ooff iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll,, aanndd bbeeccaauussee wwee wwiillll nnoott ppeerrffoorrmm aa ddeettaaiilleedd eexxaammiinnaattiioonn ooff aallll ttrraannssaaccttiioonnss,, tthheerree iiss aa rriisskk tthhaatt mmaatteerriiaall mmiissssttaatteemmeennttss mmaayy eexxiisstt aanndd nnoott bbee ddeetteecctteedd bbyy uuss,, eevveenn tthhoouugghh tthhee aauuddiitt iiss pprrooppeerrllyy ppllaannnneedd aanndd ppeerfrfoorrmmeedd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh UU..SS.. ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd aauuddiittiinngg ssttaannddaarrddss aanndd GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss..  IInn aaddddiittiioonn,,  aann aauuddiitt iiss nnoott ddeessiiggnneedd ttoo ddeetteecctt iimmmmaatteerriiaall mmiissssttaatteemmeennttss oorr vviioollaattiioonnss ooff llaawwss oorr ggoovveerrnnmmeennttaall rreegguullaattiioonnss tthhaatt ddoo nnoott hhaavvee aa ddiirreecctt aanndd mmaatteerriiaall eeffffeecctt oonn tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss.. OOuurr rreessppoonnssiibbiilliittyy aass aauuddiittoorrss iiss lliimmiitteedd ttoo tthhee ppeerriioodd ccoovveerreedd bbyy oouurr aauuddiitt aanndd ddooeess nnoott eexxtteenndd ttoo llaatteerr ppeerriiooddss ffoorr wwhhiicchh wwee aarree nnoott eennggaaggeedd aass aauuddiittoorrss..
OOuurr pprroocceedduurreess wwiillll iinncclluuddee  tteessttss ooff  ddooccuummeennttaarryy eevviiddeennccee  ssuuppppoorrttiinngg tthhee ttrraannssaaccttiioonnss rreeccoorrddeedd iinn  tthhee aaccccoouunnttss,,  aanndd mmaayy iinncclluuddee tteessttss ooff tthhee pphhyyssiiccaall eexxiisstteennccee ooff iinnvveennttoorriieess,, aanndd ddiirreecctt ccoonnffiirrmmaattiioonn ooff rreecceeiivvaabblleess aanndd cceerrttaaiinn ootthheerr aasssseettss aanndd lliiaabbiilliittiieess
bbyy  ccoorrrreessppoonnddeennccee  wwiitthh  sseelleecctteedd  iinnddiivviidduuaallss,,  ffuunnddiinngg  ssoouurrcceess,,  ccrreeddiittoorrss,,  aanndd  ffiinnaanncciiaall  iinnssttiittuuttiioonnss..  WWee  wwiillll  rreeqquueesstt  wwrriitttteenn
rreepprreesseennttaattiioonnss  ffrroomm yyoouurr aattttoorrnneeyyss aass ppaartrt ooff tthhee  eennggaaggeemmeenntt,,  aanndd tthheeyy mmaayy bbiillll yyoouu ffoorr rreessppoonnddiinngg ttoo tthhiiss iinnqquuiirryy.. AAtt  tthhee ccoonncclluussiioonn  ooff oouurr  aauuddiitt,,  wwee  wwiillll  rreeqquuiirree cceerrttaaiinn  wwrriitttteenn  rreepprreesseennttaattiioonnss  ffrroomm  yyoouu aabboouutt  yyoouurr  rreessppoonnssiibbiilliittiieess ffoorr tthhee  ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss;; ccoommpplliiaannccee wwiitthh llaawwss,, rreegguullaattiioonnss,, ccoonnttrraaccttss,, aanndd ggrraanntt aaggrreeeemmeennttss;; aanndd ootthheerr rreessppoonnssiibbiilliittiieess rreeqquuiirreedd bbyy ggeenneerraallllyy aacccceepptteedd aauuddiittiinngg ssttaannddaarrddss..
AAuuddiitt PPrroocceedduurreess--IInntteerrnnaall CCoonnttrrooll
OOuurr aauuddiitt wwiillll iinncclluuddee oobbttaaiinniinngg aann uunnddeerrssttaannddiinngg ooff tthhee ggoovveerrnnmmeenntt aanndd iittss eennvviirroonnmmeenntt,, iinncclluuddiinngg iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll,, ssuuffffiicciieenntt ttoo aasssseessss tthhee rriisskkss ooff mmaatteerriiaall mmiissssttaatteemmeenntt ooff tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aanndd ttoo ddeessiiggnn tthhee nnaattuurree,, ttiimmiinngg,, aanndd eexxtteenntt ooff ffuurtrthheerr aauuddiitt pprroocceedduurreess..  TTeessttss  ooff  ccoonnttrroollss  mmaayy  bbee  ppeerrffoorrmmeedd  ttoo  tteesstt  tthhee  eeffffeeccttiivveenneessss  ooff  cceerrttaaiinn  ccoonnttrroollss  tthhaatt  wwee  ccoonnssiiddeerr  rreelleevvaanntt  ttoo
pprreevveennttiinngg  aanndd  ddeetteeccttiinngg  eerrrroorrss  aanndd  ffrraauudd  tthhaatt  aarree  mmaatteerriiaall  ttoo  tthhee  ffiinnaanncciiaall  ssttaatteemmeennttss  aanndd  ttoo  pprreevveennttiinngg  aanndd  ddeetteeccttiinngg
mmiissssttaatteemmeennttss rreessuullttiinngg ffrroomm iilllleeggaall aaccttss aanndd ootthheerr nnoonnccoommpplliiaannccee mmaatttteerrss tthhaatt hhaavvee aa ddiirreecctt aanndd mmaatteerriiaall eeffffeecctt oonn tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss.. OOuurr tteessttss,, iiff ppeerrffoorrmmeedd,, wwiillll bbee lleessss iinn ssccooppee tthhaann wwoouulldd bbee nneecceessssaarryy ttoo rreennddeerr aann ooppiinniioonn oonn iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll aanndd,, aaccccoorrddiinnggllyy,, nnoo ooppiinniioonn wwiillll bbee eexxpprreesssseedd iinn oouurr rreeppoortrt oonn iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll iissssuueedd ppuurrssuuaanntt ttoo GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss..
AAnn aauuddiitt iiss nnoott ddeessiiggnneedd ttoo pprroovviiddee aassssuurraannccee oonn iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll oorr ttoo iiddeennttiiffyy ssiiggnniiffiiccaanntt ddeeffiicciieenncciieess oorr mmaatteerriiaall wweeaakknneesssseess.. HHoowweevveerr,,  dduurriinngg tthhee aauuddiitt,,  wwee wwiillll ccoommmmuunniiccaattee ttoo mmaannaaggeemmeenntt aanndd tthhoossee cchhaarrggeedd wwiitthh ggoovveerrnnaannccee iinntteerrnnaall ccoonnttrrooll rreellaatteedd mmaatttteerrss tthhaatt aarree rreeqquuiirreedd ttoo bbee ccoommmmuunniiccaatteedd uunnddeerr AAIICCPPAA pprrooffeessssiioonnaall ssttaannddaarrddss aanndd GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss..
AAuuddiitt PPrroocceedduurreess--CCoommpplliiaannccee
AAss ppaarrtt ooff oobbttaaiinniinngg rreeaassoonnaabbllee aassssuurraannccee aabboouutt wwhheetthheerr  tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss aarree ffrreeee ooff mmaatteerriiaall mmiissssttaatteemmeenntt,,  wwee wwiillll ppeerfrfoorrmm tteessttss ooff tthhee DDiissttrriicctt''ss ccoommpplliiaannccee wwiitthh tthhee pprroovviissiioonnss ooff aapppplliiccaabbllee llaawwss,, rreegguullaattiioonnss,, ccoonnttrraaccttss,, aaggrreeeemmeennttss,, aanndd ggrraannttss.. HHoowweevveerr,,  tthhee  oobbjjeeccttiivvee ooff oouurr aauuddiitt wwiillll nnoott bbee ttoo pprroovviiddee  aann ooppiinniioonn oonn oovveerraallll ccoommpplliiaannccee aanndd wwee wwiillll nnoott eexxpprreessss ssuucchh aann ooppiinniioonn iinn oouurr rreeppoortrt oonn ccoommpplliiaannccee iissssuueedd ppuurrssuuaanntt ttoo GGoovveernrnmmeenntt AAuuddiittiinngg SSttaannddaarrddss..
EEnnggaaggeemmeenntt AAddmmiinniissttrraattiioonn,, FFeeeess,, aanndd OOtthheerr
WWee uunnddeerrssttaanndd tthhaatt yyoouurr eemmppllooyyeeeess wwiillll pprreeppaarree aallll ccoonnffiirrmmaattiioonnss wwee rreeqquueesstt aanndd wwiillll llooccaattee aannyy ddooccuummeennttss sseelleecctteedd bbyy uuss ffoorr
tteessttiinngg..
TThhee aauuddiitt  ddooccuummeennttaattiioonn ffoorr tthhiiss eennggaaggeemmeenntt iiss tthhee pprrooppeerrttyy ooff GGrraauu && AAssssoocciiaatteess aanndd ccoonnssttiittuutteess ccoonnffiiddeennttiiaall iinnffoorrmmaattiioonn.. HHoowweevveerr,,  ssuubbjjeecctt ttoo aapppplliiccaabbllee llaawwss aanndd rreegguullaattiioonnss,,  aauuddiitt ddooccuummeennttaattiioonn aanndd aapppprroopprriiaattee iinnddiivviidduuaallss wwiillll bbee mmaaddee aavvaaiillaabbllee uuppoonn rreeqquueesstt aanndd iinn aa ttiimmeellyy mmaannnneerr ttoo aa ccooggnniizzaanntt oorr oovveerrssiigghhtt aaggeennccyy oorr iittss ddeessiiggnneeee,, aa ffeeddeerraall aaggeennccyy pprroovviiddiinngg ddiirreecctt oorr iinnddiirreecctt ffuunnddiinngg,,  oorr tthhee UU..SS..  GGoovveerrnnmmeenntt AAccccoouunnttaabbiilliittyy OOffffiiccee ffoorr ppuurrppoosseess ooff aa qquuaalliittyy rreevviieeww  ooff tthhee aauuddiitt,,  ttoo rreessoollvvee aauuddiitt ffiinnddiinnggss,,  oorr ttoo ccaarrrryy oouutt oovveerrssiigghhtt rreessppoonnssiibbiilliittiieess.. WWee wwiillll nnoottiiffyy yyoouu ooff aannyy ssuucchh rreeqquueesstt..  IIff rreeqquueesstteedd,,  aacccceessss ttoo ssuucchh aauuddiitt ddooccuummeennttaattiioonn  wwiillll bbee pprroovviiddeedd uunnddeerr tthhee ssuuppeerrvviissiioonn ooff GGrraauu && AAssssoocciiaatteess ppeerrssoonnnneell..  FFuurrtthheerrmmoorree,,  uuppoonn rreeqquueesstt,,  wwee mmaayy pprroovviiddee ccooppiieess ooff sseelleecctteedd aauuddiitt ddooccuummeennttaattiioonn ttoo tthhee aaffoorreemmeennttiioonneedd ppaarrttiieess.. TThheessee ppaarrttiieess mmaayy iinntteenndd,, oorr ddeecciiddee,, ttoo ddiissttrriibbuuttee tthhee ccooppiieess oorr iinnffoorrmmaattiioonn ccoonnttaaiinneedd tthheerreeiinn ttoo ootthheerrss,, iinncclluuddiinngg ootthheerr ggoovveerrnnmmeennttaall aaggeenncciieess.. NNoottwwiitthhssttaannddiinngg tthhee ffoorreeggooiinngg,, tthhee

LLiivvee OOaakk ##11 CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriicctt

44
Agenda Page 28

ppaartrtiieess aacckknnoowwlleeddggee tthhaatt vvaarriioouuss ddooccuummeennttss rreevviieewweedd oorr pprroodduucceedd dduurriinngg tthhee ccoonndduucctt ooff tthhee aauuddiitt mmaayy bbee ppuubblliicc rreeccoorrddss uunnddeerr
FFlloorriiddaa  llaaww..   TThhee  DDiissttrriicctt  aaggrreeeess  ttoo  nnoottiiffyy  GGrraauu  &&  AAssssoocciiaatteess  ooff  aannyy  ppuubblliicc  rreeccoorrdd  rreeqquueesstt  iitt  rreecceeiivveess  tthhaatt  iinnvvoollvveess  aauuddiitt
ddooccuummeennttaattiioonn..
OOuurr ffeeee ffoorr tthheessee sseervrviicceess wwiillll nnoott eexxcceeeedd $$44,,770000 ffoorr tthhee SSeepptteemmbbeerr 3300,, 22001188 aauuddiitt..
WWee  wwiillll  ccoommpplleettee  tthhee  aauuddiitt  wwiitthhiinn  pprreessccrriibbeedd  ssttaattuuttoorryy  ddeeaaddlliinneess,,  wwiitthh  tthhee  uunnddeerrssttaannddiinngg  tthhaatt  yyoouurr  eemmppllooyyeeeess  wwiillll  pprroovviiddee iinnffoorrmmaattiioonn nneeeeddeedd ttoo ppeerrffoorrmm tthhee aauuddiitt oonn aa ttiimmeellyy bbaassiiss..
TThhee aauuddiitt ddooccuummeennttaattiioonn ffoorr tthhiiss eennggaaggeemmeenntt wwiillll bbee rreettaaiinneedd ffoorr aa mmiinniimmuumm ooff ffiivvee yyeeaarrss aafftteerr tthhee rreeppoortrt rreelleeaassee ddaattee..   IIff wwee
aarree aawwaarree tthhaatt aa ffeeddeerraall aawwaarrddiinngg aaggeennccyy oorr aauuddiitteeee iiss ccoonntteessttiinngg aann aauuddiitt ffiinnddiinngg,, wwee wwiillll ccoonnttaacctt tthhee ppaarrttyy((iieess)) ccoonntteessttiinngg tthhee aauuddiitt ffiinnddiinngg ffoorr gguuiiddaannccee pprriioorr ttoo ddeessttrrooyyiinngg tthhee aauuddiitt ddooccuummeennttaattiioonn..
OOuurr iinnvvooiicceess ffoorr tthheessee ffeeeess wwiillll bbee rreennddeerreedd eeaacchh mmoonntthh aass wwoorrkk pprrooggrreesssseess aanndd aarree ppaayyaabbllee oonn pprreesseennttaattiioonn.. IInnvvooiicceess wwiillll bbee ssuubbmmiitttteedd iinn ssuuffffiicciieenntt ddeettaaiill ttoo ddeemmoonnssttrraattee ccoommpplliiaannccee wwiitthh tthhee tteerrmmss ooff tthhiiss aaggrreeeemmeenntt.. IInn aaccccoorrddaannccee wwiitthh oouurr ffiirrmm ppoolliicciieess,, wwoorrkk mmaayy bbee ssuussppeennddeedd iiff yyoouurr aaccccoouunntt bbeeccoommeess 6600 ddaayyss oorr mmoorree oovveerrdduuee aanndd mmaayy nnoott bbee rreessuummeedd uunnttiill yyoouurr aaccccoouunntt iiss ppaaiidd iinn ffuullll..  IIff wwee eelleecctt ttoo tteerrmmiinnaattee oouurr sseervrviicceess ffoorr nnoonnppaayymmeenntt,,  oouurr eennggaaggeemmeenntt wwiillll bbee ddeeeemmeedd ttoo hhaavvee bbeeeenn ccoommpplleetteedd uuppoonn wwrriitttteenn nnoottiiffiiccaattiioonn ooff tteerrmmiinnaattiioonn,, eevveenn iiff wwee hhaavvee nnoott ccoommpplleetteedd oouurr rreeppoorrtt.. YYoouu wwiillll bbee oobblliiggaatteedd ttoo ccoommppeennssaattee uuss ffoorr aallll ttiimmee eexxppeennddeedd aanndd ttoo rreeiimmbbuurrssee uuss ffoorr aallll oouutt--ooff--ppoocckkeett ccoossttss tthhrroouugghh tthhee ddaattee ooff tteerrmmiinnaattiioonn.. TThhee aabboovvee ffeeee iiss bbaasseedd oonn aannttiicciippaatteedd ccooooppeerraattiioonn ffrroomm yyoouurr ppeerrssoonnnneell aanndd tthhee aassssuummppttiioonn tthhaatt uunneexxppeecctteedd cciirrccuummssttaanncceess wwiillll nnoott bbee eennccoouunntteerreedd dduurriinngg tthhee aauuddiitt.. IIff ssiiggnniiffiiccaanntt aaddddiittiioonnaall ttiimmee iiss nneecceessssaarryy,, wwee wwiillll ddiissccuussss iitt wwiitthh yyoouu aanndd aarrrriivvee aatt aa nneeww ffeeee eessttiimmaattee..
TThhiiss aaggrreeeemmeenntt mmaayy bbee rreenneewweedd eeaacchh yyeeaarr tthheerreeaafftteerr ssuubbjjeecctt ttoo tthhee mmuuttuuaall aaggrreeeemmeenntt bbyy bbootthh ppaarrttiieess ttoo aallll tteerrmmss aanndd ffeeeess.. TThhee ffeeee ffoorr eeaacchh aannnnuuaall rreenneewwaall wwiillll bbee aaggrreeeedd uuppoonn sseeppaarraatteellyy..
TThhee  DDiissttrriicctt hhaass tthhee ooppttiioonn ttoo  tteerrmmiinnaattee  tthhiiss  aaggrreeeemmeenntt  wwiitthh oorr  wwiitthhoouutt ccaauussee bbyy  pprroovviiddiinngg  tthhiirrttyy  ((3300))  ddaayyss  wwrriitttteenn  nnoottiiccee  ooff
tteerrmmiinnaattiioonn ttoo GGrraauu && AAssssoocciiaatteess..   UUppoonn aannyy tteerrmmiinnaattiioonn ooff tthhiiss aaggrreeeemmeenntt,, GGrraauu && AAssssoocciiaatteess sshhaallll bbee eennttiittlleedd ttoo ppaayymmeenntt ooff
aallll wwoorrkk aanndd//oorr sseerrvviicceess rreennddeerreedd uupp uunnttiill tthhee eeffffeeccttiivvee tteerrmmiinnaattiioonn ooff tthhiiss aaggrreeeemmeenntt,, ssuubbjjeecctt ttoo wwhhaatteevveerr ccllaaiimmss oorr ooffff--sseettss tthhee DDiissttrriicctt mmaayy hhaavvee aaggaaiinnsstt GGrraauu && AAssssoocciiaatteess..
WWee wwiillll pprroovviiddee yyoouu wwiitthh aa ccooppyy ooff oouurr mmoosstt rreecceenntt eexxtteerrnnaall ppeeeerr rreevviieeww rreeppoorrtt aanndd aannyy lleetttteerr ooff ccoommmmeenntt,, aanndd aannyy ssuubbsseeqquueenntt ppeeeerr rreevviieeww rreeppoorrttss aanndd lleetttteerrss ooff ccoommmmeenntt rreecceeiivveedd dduurriinngg tthhee ppeerriioodd ooff tthhee ccoonnttrraacctt.. OOuurr 22001166 ppeeeerr rreevviieeww rreeppoorrtt aaccccoommppaanniieess tthhiiss lleetttteerr..
WWee  aapppprreecciiaattee  tthhee  ooppppoorrttuunniittyy ttoo  bbee  ooff  sseerrvviiccee  ttoo  LLiivvee OOaakk  NNoo..  11 CCoommmmuunniittyy  DDeevveellooppmmeenntt  DDiissttrriicctt  aanndd bbeelliieevvee  tthhiiss  lleetttteerr aaccccuurraatteellyy ssuummmmaarriizzeess tthhee ssiiggnniiffiiccaanntt tteerrmmss ooff oouurr eennggaaggeemmeenntt.. IIff yyoouu hhaavvee aannyy qquueessttiioonnss,, pplleeaassee lleett uuss kknnooww.. IIff yyoouu aaggrreeee wwiitthh tthhee tteerrmmss ooff oouurr eennggaaggeemmeenntt aass ddeessccrriibbeedd iinn tthhiiss lleetttteerr,, pplleeaassee ssiiggnn tthhee eenncclloosseedd ccooppyy aanndd rreettuurrnn iitt ttoo uuss..
VVeerryy ttrruullyy yyoouurrss,, GGrraauu && AAssssoocciiaatteess

RRaaccqquueell MMccIInnttoosshh

RREESSPPOONNSSEE::
TThhiiss lleetttteerr ccoorrrreeccttllyy sseettss ffoorrtthh tthhee uunnddeerrssttaannddiinngg ooff LLiivvee OOaakk NNoo.. 11 CCoommmmuunniittyy DDeevveellooppmmeenntt DDiissttrriicctt..

BByy::	------------------------
TTiittllee:: 	  
DDaattee::   		 	

Agenda Page 29

PPEEEERR

,,AAIICCPPAA)")"

RREEVVIIEEWW PPRROOGGRRAAMM

0000

33

33
CC
:J:J
��--
00
(1)(1)<<
(1)(1)

33

"O

00 "O

3.3.

(1)(1)

iiss pprroouudd ttoo pprreesseenntt tthhiiss
CCeerrttiifificcaattee ooff RReeccooggnniittiioonn
ttoo

GGrraauu && AAssssoocciiaatteess

FFoorr hhaavviinngg aa ssyysstteemm ooff qquuaalliittyy ccoonnttrrooll ffoorr iittss __aaccccoouunnttiinngg aanndd aauuddiittiinngg pprraaccttiiccee iinn eeffffeecctt ffoorr tthhee yyeeaarr eennddeedd JJuunnee 3300,, 22001166 wwhhiicchh hhaass bbeeeenn ddeessiiggnneedd ttoo mmeeeett tthhee rreeqquuiirreemmeennttss oofftthhee qquuaalliittyy ccoonnttrrooll ssttaannddaarrddss

��µµ

ffoorr aann aaccccoouunnttiinngg aanndd aauuddiittiinngg pprraaccttiiccee eessttaabblliisshheedd bbyy tthhee AAIICCPPAA aanndd wwhhiicchh wwaass ccoommpplliieedd wwiitthh dduurriinngg tthhee yyeeaarr tthheenn eennddeedd ttoo pprroovviiddee tthhee ffiirrmm wwiitthh rreeaassoonnaabbllee aassssuurraannccee ooff ccoonnffoorrmmiinngg wwiitthh pprrooffeessssiioonnaall ssttaannddaarrddss..

AAnniirraa FFoorrdd.. CChhaaiirr AA!!CCPPAA PPeeeerr RReevviieeww BBooaarrdd
20201166

4D.

LIVE OAK NO. 1 COMMUNITY DEVELOPMENT DISTRICT

Motion: Assigning Fund Balance as of 9/30/18

The Board hereby assigns the FY 2018 Reserves per the September 2018 Financials:

Operating Reserve	$	66,150	
Reserves - Infrastructure	$	297,500	
Reserves - Ponds	$ 1,039,558	

* To be approved at 12/18/18 meeting.